Teknologi & SDM-Leverage satu untuk yang lain: “Teknologi dan SDM adalah enabler bisnis. Integrasi keduanya berarti tidak hanya koeksistensi yang harmonis tetapi juga memanfaatkan satu untuk yang lain. Memanfaatkan teknologi untuk SDM berarti digitalisasi SDM duniawi aktivitas dan mengotomatisasi back office dan aktivitas transaksional yang terkait dengan rekrutmen, manajemen kinerja, perencanaan karir, dan perencanaan suksesi, pelatihan dan manajemen pengetahuan. Memanfaatkan SDM untuk teknologi menyiratkan pengelolaan perubahan yang terkait dengan teknologi melalui komunikasi, pelatihan, perekrutan, pelatihan ulang, pemangku kepentingan analisis dan pemeliharaan sadar. Dengan demikian mereka dapat memainkan peran yang saling melengkapi.”
Teknologi dan SDM keduanya memiliki satu kesamaan yaitu, keduanya adalah enabler bisnis.
Belakangan ini, teknologi telah menjadi Kheefa identik dengan teknologi informasi, karena hampir tidak ada perkembangan teknologi lain di masa lalu yang akan berdampak pada semua spektrum bisnis seperti yang telah berdampak pada teknologi informasi. Terlepas dari jenis bisnis Anda yaitu, jasa atau barang, komoditas atau merek, perdagangan atau manufaktur, penyebaran teknologi informasi kontemporer atau tradisional dalam satu atau lain bentuk adalah kesimpulan yang sudah pasti. Untuk mengelola dan menyebarkan teknologi dengan cara yang efektif, semua organisasi bisnis akan membutuhkan pekerja pengetahuan. Mengelola pekerja pengetahuan ini adalah tanggung jawab fungsi SDM. Oleh karena itu, integrasi teknologi dan SDM mutlak diperlukan.
Setelah memahami teknologi dan SDM dalam konteks sekarang, kita harus memahami integrasi dalam konteks ini. Integrasi tidak hanya berarti hidup berdampingan secara harmonis tetapi juga berarti satu meningkatkan dan melengkapi yang lain yaitu, teknologi digunakan untuk meningkatkan efektivitas SDM dan fungsi SDM membantu dalam mengadopsi dan mengelola perubahan yang dibawa oleh penyebaran teknologi.
Memanfaatkan teknologi untuk SDM
Manajemen SDM sebagai suatu fungsi bertanggung jawab atas hasil seperti eksekusi strategi bisnis, efisiensi administrasi, kontribusi karyawan, dan kapasitas untuk berubah. Semua ini dicapai melalui apa yang dilakukan orang-orang SDM yaitu, penempatan staf, pengembangan, kompensasi, manfaat, mengkomunikasikan desain organisasi, tim berkinerja tinggi, dan sebagainya. Di sebagian besar wilayah ini teknologi sedang digunakan.
e-Rekrutmen
Rekrutmen adalah salah satu area di mana semua perusahaan yang sesuai dengan namanya memanfaatkan TI. Ada dua model e-recruitment yang berbeda, yang sedang populer. Salah satunya adalah perekrutan melalui situs perusahaan sendiri dan yang lainnya adalah hosting kebutuhan Anda di situs lain misalnya, monster .com, jobsdb.com, jobsahead.com, naukri.com, dan jobstreet.com dan sebagainya. Model pertama lebih populer dengan perusahaan besar yang memiliki daya tarik merek untuk karyawan potensial misalnya, GE, IBM, Oracle, Microsoft, HCL, ICICI, Reliance, konsultasi Mindtree dll. Perusahaan lain lebih memilih untuk pergi ke lokasi kerja. Beberapa mengadopsi keduanya.
E-rekrutmen telah berjalan jauh sejak dimulai. Sekarang situs-situs ini telah mendunia. Situs seperti jobsahead.com dan monster.com telah membentuk jaringan global, yang mencakup situs terpisah untuk pekerjaan di Australia, Denmark, Belgia, dan Kanada, dll. Pencari kerja dapat mencari pekerjaan berdasarkan wilayah atau negara dan pemberi kerja menargetkan calon karyawan di negara tertentu . Misalnya, 3 Com baru-baru ini memposting profil perusahaan di situs Irlandia yang menyoroti kontribusi tim desain Irlandia 3 com dalam proyek globalnya.
Pada hari-hari awal e-rekrutmen diganggu dengan membanjiri pengusaha dengan bio-data berkualitas rendah. Sekali lagi teknologi telah datang sebagai penyelamat. Sekarang tes pra-kerja seperti yang diperkenalkan oleh Capital One, sebuah perusahaan keuangan yang berbasis di AS, membantu menyaring pelamar. Alat-alat ini menguji secara online, misalnya pelamar untuk call center. ‘Profile International’ penyedia penilaian pekerjaan yang berbasis di Texas, telah mengembangkan alat yang memungkinkan terjemahan instan dari tes penilaian antar bahasa. Perkembangan lebih lanjut seperti situs khusus konferensi video, rekrutmen eksekutif online dan menggabungkan metode online dan offline menyebabkan semakin banyak perusahaan mengadopsi e-rekrutmen setidaknya sebagai metode rekrutmen sekunder. Jembatan Ksatria Arena, sebuah perusahaan IT yang berbasis di AS melakukan wawancara berbasis video terhadap calon karyawannya dan hanya karyawan terpilih yang bertemu secara langsung. Bahkan Cisco akan meluncurkan hal yang sama.
Layanan Mandiri Karyawan
Layanan mandiri karyawan mungkin merupakan salah satu utilitas TI, yang telah membebaskan SDM dari sebagian besar tugas duniawi dan membantunya meningkatkan kepuasan karyawan. Layanan mandiri karyawan merupakan sejumlah kegiatan kecil yang sebelumnya dilakukan oleh karyawan melalui bagian administrasi SDM. Ini adalah pemesanan perjalanan, informasi aturan perjalanan, tagihan perjalanan, aturan cuti, administrasi cuti, administrasi tunjangan, dll. Sebelumnya semua aturan dan informasi ini berada dalam pengawasan HR. Setiap karyawan pengguna diharapkan untuk menjangkau SDM dan menyelesaikannya. Sekarang dengan penyebaran ESS di sebagian besar perusahaan, karyawan dapat meminta pemesanan terkait perjalanan secara online, mengisi tagihan TE-nya, mengajukan cuti, mencatat lembar waktu dan melihat nilai tunjangannya dicairkan dan jatuh tempo, dll. Misalnya, di Ballarpur Industries Ltd . administrasi cuti sepenuhnya didigitalkan di kantor perusahaannya. Ini bekerja untuk mendigitalkan aktivitas terkait perjalanan, tunjangan dan bahkan manajemen kompensasi dan administrasi manajemen kinerja. ‘Digitasi atau outsourcing semua fokus biasa dan rutin hanya pada inti dan nilai tambah’ – Vineet Chhabra VP -PDC BILT.
Komunikasi
Komunikasi yang paling banyak dibicarakan tentang alat manajemen selalu menjadi area abu-abu dalam manajemen SDM. Di perusahaan besar dengan penyebaran geografis yang luas, berkomunikasi dengan semua karyawan benar-benar merupakan tantangan berat bagi para profesional SDM. Teknologi kembali datang untuk menyelamatkan. Dimulai dengan telepon, fax, e-mail dan jatuh tempo menjadi konferensi video, net cast, web cast dll komunikasi adalah salah satu bidang SDM, yang telah sangat diuntungkan oleh teknologi. Perusahaan mouse & klik seperti Oracle, IBM memiliki intranet yang melayani sebagian besar kebutuhan informasi karyawannya. Perusahaan Brick & Morter seperti BILT juga telah terjun ke dalam penyebaran intranet untuk komunikasi internal, yang memiliki papan pengumuman perusahaan, liputan media, dan sudut pengetahuan.
Manajemen Pengetahuan
Bidang SDM lainnya, yang memanfaatkan teknologi, adalah pengembangan karyawan. Pembelajaran terprogram (PL) yaitu belajar dengan kecepatannya sendiri adalah salah satu cara belajar orang dewasa yang paling efektif. Penggunaan teknologi untuk tujuan ini tidak bisa terlalu ditekankan. Aptech Online University dan ‘The Manage mentor’ adalah beberapa situs India, yang berada dalam manajemen pengetahuan bisnis ini, yang merupakan bagian integral dari organisasi pembelajaran mana pun, yang tidak dapat menjadi kenyataan tanpa teknologi. Perusahaan dapat memanfaatkan pengetahuan karyawannya dengan membuat katalog dan menyimpannya di intranet. Bicaralah dengan perusahaan konsultan ‘Big-5’ atau tidak ‘begitu besar’, Anda akan menemukan bahwa tujuan utama bisnis mereka adalah gudang pengetahuan. Teknologi telah memungkinkan mereka untuk mengambilnya dengan cepat.
Jika Anda melihat modul HR solusi ERP seperti people soft, SAP, Oracle dan Ramco, mereka memberi Anda paket komprehensif yang membantu dalam perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, perencanaan karir, perencanaan suksesi, pemisahan dan penanganan keluhan. Transaksi yang terjadi di semua area ini didigitalkan dan membentuk loop tertutup memastikan database karyawan selalu diperbarui. Misalnya surat bergabung karyawan baru sistem yang dihasilkan. Ini akan dicetak hanya ketika semua bidang informasi wajib dimasukkan. Demikian pula perintah transfer atau surat pisah dikeluarkan dari sistem hanya jika transaksi tersebut telah dilakukan dalam sistem.