Pentingnya memanfaatkan media sosial untuk membantu bisnis apa pun tumbuh tidak dapat diremehkan. Namun, ada konsekuensi hukum yang serius bagi bisnis ketika karyawan atau afiliasi dan pemasar mereka menggunakan salah satu forum media sosial populer. Hal ini dapat berlaku baik ketika karyawan bertindak atas nama bisnis Anda dan ketika mereka menggunakan media sosial untuk penggunaan pribadi mereka. Pemilik bisnis yang cerdas mengidentifikasi masalah sebelumnya dan kemudian menyusun strategi untuk mencegah kewajiban yang tidak perlu dan mengatasi risiko saat diketahui. Tentu saja, strategi itu harus dimulai dengan kebijakan media sosial yang tepat. Namun, banyak bisnis source merancang kebijakan media sosial yang tidak menangani semua potensi kekhawatiran yang seharusnya, atau bahkan menyusun kebijakan dengan cara yang menjadikannya ilegal!
Jadi, bagaimana Anda bisa memastikan kebijakan media sosial bisnis Anda tidak berguna? Pertama, Anda harus memahami apa yang bisa salah di media sosial.
Apa yang Bisa Salah Untuk Bisnis Saya di Media Sosial?
Berikut adalah daftar luas masalah hukum yang mungkin dihadapi bisnis Anda terkait dengan media sosial:
-Karyawan yang mengungkapkan informasi rahasia atau hak milik dalam entri blog yang dapat dilihat oleh jutaan pembaca;
-Karyawan yang memposting komentar diskriminatif atau negatif di media sosial mengenai bisnis Anda atau karyawan lain;
-Karyawan yang memposting konten yang tidak pantas di halaman Facebook mereka yang mempertanyakan karakter mereka, yang pada gilirannya mencerminkan bisnis Anda; atau
-Karyawan, afiliasi , dan pendukung sponsor lainnya bahkan dapat membuat majikan mereka bertanggung jawab dengan mempromosikan layanan atau produk perusahaan tanpa mengungkapkan hubungan kerja. Ini juga dikenal sebagai dukungan bersponsor dalam bahasa hukum. FTC telah menjelaskan bahwa “hubungan material” apa pun antara endorser dan sponsor harus diungkapkan sehubungan dengan dukungan produk atau layanan, yang didefinisikan sebagai semua jenis ulasan positif. Pendukung sponsor juga berpotensi menimbulkan kewajiban bagi bisnis Anda melalui klaim penipuan yang dibuat tentang produk atau layanan apa pun yang ditawarkan oleh bisnis Anda.
Mengapa Kebijakan Media Sosial Dapat Melindungi Bisnis Anda
Jika Anda memiliki karyawan atau menggunakan jenis pemasar atau afiliasi pihak ketiga apa pun, Anda harus menerapkan kebijakan media sosial tertulis. Meskipun bukan perisai mutlak dari kewajiban, bisnis harus mengadopsi kebijakan penggunaan media sosial yang melindungi pemberi kerja sesuai dengan budaya organisasi perusahaan. Kebijakan ini tidak hanya dapat berfungsi sebagai pencegah yang kuat bagi karyawan, tetapi juga dapat digunakan sebagai dasar untuk memberhentikan karyawan dan afiliasi atau pihak ketiga lainnya.
Tapi, Apa yang Harus Dikatakan (Atau Tidak Dikatakan) oleh Kebijakan Media Sosial Perusahaan Anda?
Tentu saja, kebijakan media sosial perusahaan Anda harus menjelaskan kepada karyawan apa yang diharapkan pemberi kerja sehubungan dengan penggunaan media sosial, baik di dalam maupun di luar pekerjaan. Harapan ini mungkin berbeda di antara perusahaan, tetapi pemberi kerja pada umumnya harus memperhatikan aturan terhadap perilaku yang dapat mengakibatkan pelecehan seksual yang melanggar hukum atau kewajiban lainnya, aturan yang melarang pengungkapan informasi rahasia atau hak milik, dan kebijakan perusahaan yang mengatur penggunaan logo perusahaan dan masalah merek lainnya. ketika terlibat dalam penggunaan media sosial. Saya akan membahas detail yang lebih spesifik tentang apa yang harus dikatakan kebijakan Anda di bawah ini.
Namun, masalah yang harus dipahami oleh setiap majikan dengan penggunaan media sosial karyawan adalah bahwa tindakan individu dapat dilindungi secara hukum. Beberapa negara bagian, misalnya, memiliki undang-undang yang melindungi aktivitas di luar tugas dan aktivitas atau afiliasi politik karyawan. Di tingkat Federal, Undang-Undang Hubungan Perburuhan Nasional melindungi karyawan yang terlibat dalam “aktivitas bersama”, yang sering kali mencakup hak untuk mendiskusikan syarat dan ketentuan pekerjaan mereka dengan rekan kerja dan orang luar. Jika kebijakan media sosial Anda belum diperbarui selama dua tahun terakhir, kebijakan tersebut kemungkinan tidak sesuai dengan panduan yang diberikan oleh Dewan Hubungan Tenaga Kerja Nasional baru-baru ini. Selain itu, undang-undang whistle-blower federal dan negara bagian melindungi karyawan yang mengeluh tentang (antara lain) potensi pelanggaran penipuan sekuritas, dalam situasi tertentu.
Pedoman Praktis
Beberapa panduan praktis dan dasar yang harus Anda sertakan dalam kebijakan media sosial apa pun tercantum di bawah ini. Saya menggunakan istilah “karyawan” untuk merujuk pada karyawan, afiliasi, dan semua pendukung sponsor lainnya.
-Aturan Ketenagakerjaan dan Kode Etik Perusahaan
Mengharuskan karyawan untuk selalu mengikuti ketentuan perjanjian kerja, buku pedoman karyawan atau kode etik perusahaan lainnya setiap saat saat menggunakan media sosial (jelas ini hanya berlaku untuk karyawan). Kebijakan media sosial harus membatasi karyawan untuk melanggar ketentuan kebijakan perusahaan apa pun melalui penggunaan media sosial untuk pekerjaan atau tujuan pribadi.
-Pernyataan Penggunaan Luas
Anda harus menyatakan bahwa kebijakan tersebut berlaku untuk semua bentuk media sosial, termasuk multi-media (video, posting, atau rekaman audio), situs jejaring sosial, blog, podcast, situs berbagi, dan wiki, serta mencakup penggunaan profesional dan pribadi.
-Kerahasiaan
Karyawan tidak boleh mengungkapkan informasi apa pun yang bersifat rahasia atau milik perusahaan atau pihak ketiga mana pun. Bagaimana jika Anda memiliki produk atau aplikasi perangkat lunak baru dalam pengembangan yang ingin Anda jaga kerahasiaannya? Bagaimana dengan informasi keuangan dan informasi non-publik lainnya? Ada sejuta alasan untuk memposting aturan yang melarang pengungkapan informasi rahasia atau hak milik di situs media sosial. Praktik terbaik adalah mendefinisikan apa yang terdiri dari informasi “rahasia” dan hak milik serta rahasia dagang lainnya yang serupa dengan perjanjian non-pengungkapan dan membatasi pengungkapan. Pembatasan ini harus mencakup penggunaan pribadi dan penggunaan di situs milik perusahaan. Tapi jadilah spesifik. Daripada melarang setiap dan semua pengungkapan informasi rahasia, lebih spesifik tentang apa yang tidak dapat diungkapkan (seperti rahasia dagang, informasi pelanggan,
-Pengesahan & Afiliasi
Jika seorang karyawan berkomentar tentang aspek apa pun dari bisnis perusahaan, mereka harus dengan jelas mengidentifikasi diri mereka sebagai karyawan dan menyertakan penafian. Karyawan tidak boleh mengklaim atau menyiratkan bahwa mereka berbicara atas nama perusahaan kecuali mereka secara tegas diberi wewenang untuk melakukannya. Misalnya, Anda harus mewajibkan setiap karyawan untuk menggunakan bahasa “setiap pandangan yang diungkapkan adalah pendapat pribadi dan tidak mencerminkan pandangan atau pendapat ABC Corp.”
-Kewajiban Periklanan
Semua endorser yang disponsori tidak boleh membuat iklan atau klaim yang menyesatkan atau menipu tentang produk Anda. Semua konten harus akurat dan jujur. Karena Anda bertanggung jawab seperti halnya sponsor bersponsor, Anda harus memiliki kebijakan yang jelas tentang iklan yang menipu dan membatasi klaim tersebut. Faktanya, setiap karyawan, afiliasi, dll. yang Anda izinkan untuk memposting atau mempromosikan atas nama bisnis Anda harus benar-benar memahami apa yang menipu di bawah FTC dan undang-undang perlindungan konsumen negara bagian. Kebijakan media sosial Anda harus membatasi blogger atau peninjau produk, afiliasi, dan pemasar perusahaan Anda untuk tidak membuat klaim tersebut dan kebijakan tersebut harus dimasukkan dalam perjanjian terpisah yang digunakan dengan afiliasi dan pemasar independen mana pun.
-Kekayaan Intelektual & Pengenceran Merek
Batasi karyawan Anda untuk tidak menyertakan logo atau merek dagang perusahaan apa pun di blog pribadi atau halaman Facebook mereka kecuali jika izin diberikan. Demikian pula, mereka tidak boleh mengunggah atau menempelkan tanda ini ke forum interaktif lainnya. Mengkomunikasikan harapan perusahaan dengan jelas dan menawarkan contoh skenario yang dapat diterima dan menyertakan deskripsi merek perusahaan yang disetujui. Jelaskan bahwa individu yang menautkan identitas online dengan perusahaan dan mengungkapkan pekerjaan mereka juga memasukkan bahasa yang disetujui ke dalam profil online mereka. Kebijakan yang mencakup hal positif dapat membantu membangun pendukung merek. Percayakan karyawan Anda untuk mengemudi secara bertanggung jawab jika Anda memberi mereka aturan lalu lintas. Anda harus membatasi karyawan untuk memposting ‘promo’ yang tidak sah
-Kewajiban
Semua posting dan konten yang diunggah ke blog perusahaan, halaman penggemar atau diintegrasikan ke dalam aplikasi multi-media promosi (yaitu podcast perusahaan) tidak boleh melanggar hak cipta, undang-undang privasi, atau pencemaran nama baik.
-Memerlukan Persetujuan
Anda harus meminta setiap karyawan Anda mencari dan mendapatkan persetujuan sebelum memposting atau menambahkan konten ke blog perusahaan, halaman penggemar Facebook, akun Twitter, dll., dan memiliki sistem untuk memantau dan menghapus konten ini setiap saat.
-Mengadopsi Pembatasan pada Posting, tetapi pahami persyaratan NLRA terlebih dahulu!
Di bawah Undang-Undang Hubungan Perburuhan Nasional (“NLRA”), seorang karyawan tidak dapat dipecat berdasarkan “aktivitas bersama yang dilindungi” yang berkaitan dengan syarat dan ketentuan pekerjaannya atau yang melibatkan pertemuan dengan karyawan lain dalam masalah yang berkaitan dengan pekerjaan. Di bawah NLRB, karyawan memiliki hak hukum untuk mendiskusikan ‘syarat dan ketentuan’ pekerjaan mereka, yang melindungi spektrum percakapan yang luas, yang berpotensi mencakup keluhan tentang upah, jam kerja, supervisor, dan aspek lain dari kondisi kerja karyawan. Ini termasuk diskusi melalui situs media sosial. Meskipun undang-undang ketenagakerjaan negara bagian berbeda-beda dan dapat melindungi hak kebebasan berbicara karyawan Anda, Anda tetap berhak meminta agar karyawan tersebut menghindari membahas topik tertentu, menarik postingan tertentu, menghapus komentar yang tidak pantas dan secara umum membatasi karyawan untuk memposting segala jenis komentar atau video yang akan menodai reputasi bisnis Anda. Namun, secara umum, keluhan terkait kondisi kerja dilindungi.Undang-Undang Hubungan Perburuhan Nasional (NLRA) berlaku untuk karyawan serikat dan non-serikat.
Kebijakan media sosial melanggar undang-undang federal jika karyawan yang wajar dapat menafsirkan kebijakan tersebut untuk melarang percakapan tentang syarat dan ketentuan pekerjaan mereka. Jika kebijakan media sosial belum diperbarui selama dua tahun terakhir, kebijakan tersebut kemungkinan tidak sesuai dengan panduan yang telah dikeluarkan oleh Dewan Hubungan Perburuhan Nasional selama periode tersebut dan keputusan NLRB baru-baru ini terkait kebijakan media sosial.